Cara membuat Mail Merge pada Microsoft Word

Teman-teman sudah tidak asing lagi yang sudah terbiasa dengan surat menyurat menggunakan “Mail Merge” ini. Mail Merge sangat membantu jika teman-teman ingin membuat sebuah surat. Tidak salahnya teman-teman mengikuti cara seperti dibawah ini :

 1.) Terlebih dahulu bukalahp rogram atau aplikasi microsoft word 2007.

·         Klik tombol Start,

·         Pilih All Program,

·         Lalu  pilih Microsoft Office,

·          kemudian klik pada Microsoft Office 2007.

2.) Setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, ketik terlebih dahulu yang akan digunakan dalam latihan ini. Kemudian beri tanda kurung nantinya sebagai kode mail merge, jadi dikosongkan saja tidak usah diketik oleh teman-teman

3.) Kemudian akan muncul gambar seperti dibawah ini teman-teman,

4.) Setelah data diatas selesai diketik, sekarang teman-teman buka data "Mail Merge",

5.) Selanjutna teman-teman klik pada menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar   Start maili Merge, lalu klik pada  Step by step Mail Merge Wizard.

6.) Kemudian lihat bagian kanan jendela Microsoft Word 2007, muncul jendela Mail Merge. Pada Select DocumenType lalu pilih Letters, lalu klik pada Next: Starting Document,

7.) Tahap selanjutnya pada Select Starting Document Lalu pilih Use The Current Document, kemudian pilih Next; Select Recipients

8.)Selanjutnya pada Select Recipents lalu pilih Type A New List, kemudian klik Ok

9.) Setelah teman-teman klik tombol create, Jendela  pada New Address list hasilnya akan seperti gambar seperti gambar dibawah ini, karena  ada tiga address yaitu dan  maka kita buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol customize Columns

10. Teman-teman klik Customize Columns, akan muncul  Customize addres list , lalu hapus semua yang ada pada Field names dengan cara Klik pada tombol Delete,

11.) Teman-teman apabila nanti muncul pertanyaan dibawah ini teman-teman jangan kaget(resah), klik aja Yes

12.) Setelah teman-teman menghapus semua Field names , lalu klik pada Add untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field pada percobaan ini "nama", "alamat", "kota" kemudian klik tombol OK.

13.) Demikian hasilnya seperti gambar di bawah ini, kemudian teman-teman klik tombol OK

14. Teman-teman kemudian akan muncul   Address list yang baru pun akan tampak hasilnya dibawah ini,  dan  Klik OK

15.)Setelah teman-teman klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file. Kemudian berikan nama file nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bisa sesukamu), kemudian klik tombol Save.

16.) Teman-teman sekarang Data Mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok

17.) Lalu sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi, yaitu untuk ruang dan kita mulai dari dulu.  Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk alamat yaitu di bawah  tulisan  Yth. Bp/Ibu/Sdr.

18.) Setelah teman-teman letakkan kursor di situ, klik pada menu  Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan Kota

19.)Teman-teman sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

20.)Kemudian untuk merubah kode dan menjadi data yang sebenarnya klik pada Icon  Preview Result

21.) Teman-teman hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini

22.) Sedangkan teman-teman untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri.

23.) Teman-teman sekarang data mail merge telah selesai dibuat, semoga panduan di atas mudah dipahami oleh teman-teman. Selamat mencoba :)